Büroassistenz / Office Management (m/w/d)

Organisationstalent gesucht - langfristige Perspektive mit sorgfältiger Einarbeitung

Wir suchen dich

Für unser Sachverständigenbüro in Heidenheim suchen wir ab sofort eine freundliche Büroassistenz. Unsere langjährige Backoffice-Mitarbeiterin geht im Sommer 2027 in den Ruhestand. Deshalb suchen wir frühzeitig eine Nachfolge, die Schritt für Schritt eingearbeitet wird und künftig eine zentrale Rolle in unserem Büro übernimmt.

Wir sind ein Sachverständigenbüro für Schäden an Gebäuden und bearbeiten gerichtliche sowie private Gutachten. Dabei laufen viele organisatorische Fäden zusammen: Aktenanlage, Ortstermine, Fristen, Unterlagen, Rechnungen und die Abstimmung mit Gerichten, Rechtsanwälten, Parteien, Auftraggebern und unserem internen Team.

Deine Aufgaben

Du wirst Teil unseres Backoffice und übernimmst nach einer sorgfältigen Einarbeitung schrittweise mehr Verantwortung. Langfristig steuerst du zentrale organisatorische Abläufe rund um unsere Gutachten. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

·       Anlage und Pflege digitaler Gutachtenakten

·       Vorbereitung von Akten und Unterlagen für Orts- und Gerichtstermine

·       Koordination und Terminierung von Ortsterminen

·       Erstellung und Versand von Eingangsbestätigungen, Terminanfragen und Einladungen

·       Bearbeitung des Posteingangs und Versand von Schriftstücken, insbesondere über eBO

·       Kommunikation mit Gerichten, Rechtsanwälten, Parteien, Auftraggebern und internen Beteiligten

·       Überwachung von Fristen, Vorschüssen, Fälligkeiten, Unterlagen und Wiedervorlagen

·       Pflege von Sachständen und Unterstützung der internen Gutachtenplanung

·       Vorbereitung von Rechnungen und organisatorische Unterstützung der Abrechnung

·       allgemeine Büroorganisation und Unterstützung der Geschäftsführung

Wichtig: Nicht jede Aufgabe wird künftig genau so bleiben wie heute. Wir möchten Abläufe weiter digitalisieren, standardisieren und sinnvoll im Team verteilen. Du sollst dabei nicht alles allein erledigen, sondern eine zentrale Rolle in der Organisation und Steuerung übernehmen.

Was du mitbringen solltest

Wichtig ist uns vor allem, dass du strukturiert, zuverlässig, freundlich und selbstständig arbeitest.
Du passt gut zu uns, wenn du:

·       gerne organisierst und den Überblick behältst

·       sorgfältig, verbindlich und verantwortungsbewusst arbeitest

·       sicher, freundlich und klar kommunizierst

·       auch bei mehreren laufenden Vorgängen ruhig und geordnet bleibst

·       Fristen, Termine und offene Punkte zuverlässig nachhältst

·       gut mit Word, Outlook und Excel umgehen kannst

·       bereit bist, dich in digitale Abläufe und neue Büroprozesse einzuarbeiten

·       vertraulich mit sensiblen Unterlagen umgehen kannst

·       gerne im Team arbeitest und Freude daran hast, ein Büro aktiv mitzugestalten

Von Vorteil ist Erfahrung aus einem dieser Bereiche

·       Rechtsanwaltskanzlei oder Notariat

·       Steuerberaterbüro

·       Architektur- oder Ingenieurbüro

·       Hausverwaltung oder Bauunternehmen

·       öffentliche Verwaltung oder gerichtliches Umfeld

·       Sachverständigenbüro oder vergleichbare Büroorganisation

Entscheidend ist nicht der perfekte Lebenslauf, sondern deine Arbeitsweise, deine Zuverlässigkeit und dein Organisationstalent.

Was dich bei uns erwartet

·       eine sorgfältige und gründliche Einarbeitung durch unsere langjährige Backoffice-Mitarbeiterin

·       einen klaren Übergabezeitraum bis Sommer 2027

·       eine langfristige Perspektive in einem sicheren Arbeitsumfeld

·       ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit netten, langjährigen Kolleginnen und einem eingespielten Team

·       kurze Wege und direkte Kommunikation

·       abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung

·       die Möglichkeit, neue digitale Abläufe mitzugestalten

·       eine Tätigkeit, die für den gesamten Büroablauf wichtig ist

Warum wir frühzeitig suchen

Unsere heutige Backoffice- Mitarbeiterin kennt viele Abläufe, Routinen und Besonderheiten unseres Büros. Dieses Wissen soll nicht verloren gehen. Deshalb suchen wir bewusst frühzeitig. Die neue Person soll ausreichend Zeit haben, das Büro, die Menschen, die Gutachtenabläufe und die Besonderheiten gerichtlicher und privater Aufträge kennenzulernen.

Ziel ist eine ruhige, saubere und wertschätzende Übergabe.

Arbeitsumfang und Beginn

Arbeitsort: Heidenheim

Beginn: ab sofort

Umfang: Vollzeit oder Teilzeit

Einarbeitung: sorgfältig und strukturiert gemeinsam mit unserer bisherigen Backoffice- Mitarbeiterin bis Sommer 2027

Bewerbung

Wenn du gerne organisierst, Verantwortung übernimmst und Teil eines wertschätzenden, eingespielten Teams werden möchtest,
freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Bitte sende deine Unterlagen per E-Mail an:
daniela.kramer@bausachverstand.info

Oder melde dich zunächst unkompliziert, wenn du Fragen zur Stelle hast.